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和泉おらんか劇場

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ワーキングマザー×会議時間短縮のコツ

 

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こんにちは、和泉おらんかです。

 

実は私、仕事で会議をすることがとても多いのです。
いろんな種類の会議がありますが、絶対に時間通り終わらせます。
時間通りに終わらせないと、いろいろと不都合が生じてしまうのですよ。
保育園のお迎えまにあわないですとか・・・いや、これ一択ですね。
会議が長引くと、たとえ会議が午前中であったとしても
自分の作業時間が後ろ倒しになってしまうがために、
お迎えに間に合わないという間接的な影響もあります。


でも、これはワーキングマザーだけでの話でもないですよね・・・大切なデートに遅れたくないとか・・・

ですので、会議は時間内に終わらせたい!できれば予定時刻より早く終わってニヤリとしたい。
というのは多くの会社員が思っているといえそうです。
というわけで今日は会社での会議を必ず時間内に終わらせるコツをばシェアしたいと思います。

 

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私がやってることはただ2つです。

①自分が会議の主催者になる
②自分が主催者以外の会議は時間が来たら途中で退席する

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①:②=8:2 ぐらいですね。

今回のお話は①がメインなので、②はさらっとご説明すると・・・

会議が延長した場合や自分がいられる時間を過ぎたら
すぐ退出するって本当にそれだけです。
ですので、なにか私の意見をヒアリングするだとか、
自分のプレゼンがあるだとか、そういった場合は事前に、
この時間を過ぎたら退出させていただきますので
和泉の順番は冒頭におねがいします!と主催者にお願いしておきます。

 

もちろん「私だって途中で抜けたいよ・・・」と

他のメンバーが不満に思うこともあります。
会議に関してはどうにもできないので、
普段の他のお仕事をお手伝いするように心がけます。

みんなが途中で出て行ったら大変ですからね。

そこはぬけさせていただいてるってことを忘れないようにしてます。

 

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それでは①のお話へ。

①の主催者・・・面倒くさそうですよね。はい、面倒くさいです。
しかし主催者になったら、ほぼ会議の90%は終わってますよ。(言い過ぎ?)
では主催者としてなにをしているか、作業順に書いていきたいと思います。


作業1:主催者になる

よし、会議をするぞ!とあいなりましたら、

「じゃあ、私、アジェンダ準備しときます。
 日時調整してあとでメンバーに配信しときます。」と叫びます。

 

周囲は、だいたい面倒くさがるので
「じゃ、おねがいね~」ってなります。

 

他の人に「いや、私がやるよ」と言われてしまっても、
「い~です、い~です、いつもいきなり休んだり、早退してるんで
 こういった作業は私みてぇなもんで十分です。」ともうひと押しします。

 

それでも食い下がってくるのは、
もしかしたら私と同じ作戦の人間の可能性があります。
今後の主催者争奪戦のライバルとしてマークしつつ、引き下がりましょう。涙

 

主催者を引き受け続けていると
もう会議といえば和泉準備してくれるよね?的な空気になってくるので、
大いに主催者になりやすくなります。

 

若手社員の育成という意味ではよろしくないかもしれないのですが、
もう、それは私が関係ない会議でやっていただくということで・・・会議はいっぱい転がってますので・・・。

 

晴れて主催者になれたら、次の作業です。

 

作業2:日時・場所をソッコー配信する。

主催者は、メンバーの日程を確認しつつも

完全に自分自身の都合で決めることができます。

 

しかし、もたもたしているとメンバーのスケジュールはガンガン埋まっていくので
自分の都合が反映できなくなるので、ソッコーやります。

 

あと、私は締め切りがないと
会議資料なんか作らず、床をコロコロしたり、

どうでもいい事をしはじめてしまうので
さっさと締切を決めて、そういった現実逃避を阻止します。

 

作業3:会議当日のパワポを作り始める。(ざっくり)
4個コマ漫画の要領で起承転結をざっくり作ります。
自分の意見や思想を丸出しでつくります。

 

作業4:メンバーに宿題を課す
パワポにて、起承転結をつくると、
当日この箇所は無言になりそうだな・・・というようなことに気づきます。

私は会議の無言時間は極力節約しようと心がけてます。

 

いままでの経験上、
無言の時間はおもに「個人が会議の内容を理解して、それに対して考える時間」であることが多いです。

 

私は会議中の数分に自分の脳内だけで考えたところで
いいアイデアが降臨した試しがないので、
そういったことはもう会議前にすませてもらうようにしてもらってます。

 

個人で考えることになりそうだな、とおもうようなことを課題で出しておくのです。
あらかじめ課題を出しておくことで、会議の内容や目的の理解を深めることもできます。

 

課題をやってこないからといって、どうということではないのですが
こういった課題を出すことによって無言時間はだいぶなくなります。

 

課題に取り組めない方は、その会議の内容がその方の仕事の中でウェイトが低いということなので、
会議には呼ばず、決定事項をシェアすることにしてます。その方の時間の節約にもなります。

 

作業5:会議当日のパワポを作り始める。(肉付け)
作業3のデータに起承転結に肉付けします。
相変わらず自分の意見や思想を丸出しで、
自分の進めたい方向性で仕事が運ぶように作ります。

 

そして、いったん完成したら、
自分の意見丸出しのところをマイルドにぼかしていきます。

 

そして、次に、
この時点の資料を会議のキーマン(上司とかエースとか会議でよくしゃべる人)に見せます。
アドバイスをもらって、そのエッセンスを資料にぶち込みます。
このひと作業でぐっと会議当日がうまく運びます。

ここで重要なのですが、キーマンの意見は参考レベルに盛り込みます。
あくまで自分の進めたい方向性は変えません。

 

そして資料は会議のアシスタント的なものなので
70%くらいの気合でつくります。あまり凝りすぎると疲れます。


作業6:当日、会議の進行
・タイムキーパー
・司会
パワポ操作
・議事録
以上を自分でやります。

てんてこまいですが、これは慣れです。主催しまくるうちに慣れます。

 

作成した自分の意見をマイルドに盛り込んだ資料を元に会議を進行します。
いいね~それで進めよう、と、和泉の意見が採用されたらラッキーです。

ただ、だ~いたい、
「それは、ちがうね!」となります。

 

しかし、それでもいいのです。
新しい切り口の発見です。そこからまたアイデアが広がりますし、解決策が見出せます。
これでまた無言の時間が減りますし、生産性のある会議になります。


例えば・・・

 

自分の意見を丸出しにしない会議】

和泉:

「今日は保育園の送迎の仕組みの改善について会議しましょう。
 さぁ、どうおもいますか?」(ざっくり)

メンバー:

 シーン(どうって・・・)

 

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【自分の意見を丸出しにした会議】

和泉:

「今日は保育園の送迎の仕組みの改善について会議しましょう。
 私はね、もうクレヨンしんちゃん
 幼稚園みたいに家の前までお迎えにきてほしいわけですよ。
 だからもう市の保育園は全部そうすべき!ドヤッ」

メンバー:

「いや、あんたなに勝手なこと言ってんのよ。0歳児どうすんのよ。」
「仕事に行く時間マチマチだし、家庭も多いから無理じゃない?」
「じゃぁ、一時集合場所みたいな場所を作ったらいいかもね。」
流山市の送迎保育ステーションとかあるし。」

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と、活気ある会議になります。
議題がぼやっとしてると、意見が出てこないのです。

活気づけをして、いい感じな結論がみえてきたなと思ったら
あとは収束していけばOKです。


作業7:議事録の発送
会議中に司会をしながら、
パワポ資料に「テキストボックス」に会議の内容を入力したものを貼り付けて終了です。
会議の内容は誰が何を言ったか、全部律儀に書かなくてよくて
話をききながら、発言者が何を言わんとしているのかをくみ取って書きます。
何言ってんだかわかんないな、とおもったらバッサリ削除するか
とりあえず発言した言葉をちょっとピックアップして書いていきます。

一番大事なのは、
「最終的な結論と根拠」
または、その会議が to be continuedだったら
各メンバーが次の会議までに
何を準備するかを、具体的に明確にすることです。

ただ、自分が主催者でない場合は、エクセルで作ることもありますヨ!

これでお~し~まい♪

 

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そんな大規模な仕事を任されていないからできる技でもあるのですが!
どんな偉い人が出席してる会議でも同じやり方で進めてますが、問題ないです。(いまのところは・・・)
ご参考にしていただけますと幸いです。

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番外編:会議から発展した雑談
会議中、ひょんなことから議論から雑談に発展します。
この雑談からもアイデアが出てきたり、
メンバーのパーソナリティを垣間見ることができるので一切禁止するのもなんだかです。
ただ、いいタイミングで切らないと、
無言レベルに時間どろぼうなので、うまく切らなくてはいけません。

 

「ちょっといい加減、雑談やめてくださいよ・・・。(ぷんぷん)」っていうのも角がだつので
あ~そろそろ切りたいな・・・と思ったら

 

「(会話中にさりげなく)あれ?なんでこの話になったんでしたっけ?あはは」といいます。


「え~と、なんで家族の愚痴話してんだ?おれ?」
「いや、奥さんがあんまり家事も育児も手抜きだってところからですよ」
「あ~そうそう、保育園のお迎えもおればっかりでさ~・・・あ!保育園の送迎に関してだわ。」
「そうですそうです!あはは。それでこの件に関してですけど・・・」(雑談完了)

以上です。

 

それか、奥の手ですが、物理的に強制終了という手もあります。

・ペンを偶然を装い遠方にぶっとばす。(ペン回しからやるとナチュラルです。)
・屁をこく
・おなかをならす
・お茶をこぼす

たいてい「え・・・?!」と、雑談が止まり無言になるので、
「すみません。あれれ~(コナン調)会議どこまでいってましたっけ・・・」とテヘペロしておけば大丈夫でしょう。


でも、これは何回も使えないですね。
アクシデント感がなくなります。わざとやってると思われた時点で終了です。

 

この作戦は、

私がお茶のペットボトルを偶然落とした時に、偶然雑談が完了したときに思いついただけなので 、実際にわざとやった場合の検証はできていません。

 

 

それでは今日はこのへんで!