和泉おらんか劇場

さすらいの中堅ワーキングマザー和泉おらんかが、一日の終わりにぐったりしているワーキングマザーに元気を届ける!をモットーにまんが、こばなし、エッセイを更新中。スマホの方は右上三本線をクリックすると目次が出ます!

ママ会社員のスケジュール・TODO管理 【②TODO 管理】

 

 

私は、ママもしてる会社員ということでママ会社員です。

以前、家族のことと仕事のことと、(できれば自分の好きなこともしたい!)

一日が、パンパンになってしまいまして、悩み続けていました。

最近整理できているので、スケジュール・TODO管理方法をシェアしたく、

また、あわよくばアドバイスもいただけたらと思い記事にした次第です。

 

職種・職位・家庭における立場によってスケジュール・TODO管理は変わると思います。

ご紹介する方法は下記に当てはまる方向けです。

・残業ができない、したくない

・事務、営業、企画職などデスクワーク(パソコン、手帳をこまめに見ることができる職種)

・仕事とプライベートのスケジュール、TODOは分けたい

・自分以外の家族の予定も把握しなければならない

 

【使用するもの】

googleカレンダー(これ以外でも携帯電話と同期できるカレンダーでしたらなんでもOK)

・携帯電話のカレンダー(初期内蔵のもので可。LifeBearというアプリが見やすくておすすめです。)

 

ポストイット(幅1~1.5cm程度 全面糊タイプがあればなおよしです。でも普通のでもOK。1色で可)

・手帳(ほぼ日手帳など、1日1ページタイプ。サイズは問いません)

フリクションボールペンORシャープペンシルでもOK。

 誤字脱字が多くない方は普通のペンでOK。

 

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ママ会社員のスケジュール・TODO管理 内容

 

 ①スケジュール管理

 ②TODO管理

 

今回は②TODO管理です。

 

①スケジュール管理はこちら 

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今回はTODO管理のお話しです。

スケジュール管理は前述のように、ツールが悩みを解決してくれましたが、

自分にあったTODO管理の方法を見つけるのには苦労しました。

ネット上にとっても便利なアプリはありますが、自分には合わず

アナログな方法で行っています。それでは方法をご説明します。

 

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【作業方法】

TODOをポストイットに書きます。1枚1TODOです。

左に□も書きます。チェックボックスです。

 

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色分けは、しなくていいです。

優先度とか、依頼する仕事なのか、されてる仕事なのか・・・で色分けしていたこともありますが

結局何色がなんだっけ?ってなってしまったり、途中で優先度の変更もあったので、1色に落ち着きました。逆にカラフルだとかわいいじゃん★っていう感じで、全く色に意味を持たせないのであれば何色でもOKです。かわいくしちゃいましょう。

 

締切日と、TODOをポストイットに書いた日をかきます。(理由は後述)

 

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どのくらいの数のポストイットができました?結構な数のTODOポストイットが錬成されたと思います。

 

これを、手帳にこの日にやるぞ!という日にはっていきます。

TODOポストイットが貼りやすいので、1日1ページタイプの手帳をおすすめしました。

私は字が大きいのと、TODOポストイットに書く内容が長いので、

ほぼ日手帳のカズン(avec)を使用しています。

ポストイットが細くて小さく字が書ける方は

1日1ページタイプの手帳でなくてもいいかもしれませんね。

 

これで準備完了です。仕事も家事でも使える状態です。

毎日調整しながらTODOをこなして、完了したら□にチェックです。

捨てる派のかたもいますが、私は作業履歴を残したいので捨てません。

 

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【作業例】

実際に私はどう作業しているかというと・・・

毎朝、仕事開始から30分は一日のTODO作戦タイムです。

Googleカレンダーの内容を手帳のタイムスケジュール欄に転記します。

 (打ち合わせとかですね。)

・TODOポストイットを確認します。追加したり、やらなくてよくなったことは、ごみ箱ポイ。

翌日対応でよいTODOははがして、次の日以降にペタリとはります。

ちなみに、翌日にTODOを持ち越す際に手帳に直書きだと、

書き直しが面倒くさいのでポストイットにした次第です。

 

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 翌日ペタリ作業を繰り返すうちに、このTODOポストイットいつからあったっけ??とならないように

 ポストイットにTODOを書いた日を記入してるのです。

 

私は1日のTODOは朝の作戦タイムの時点では5~6枚を上限にしてます。1枚の日とかもあります。

これは、実際に仕事をしていくうちに自分のペースで決めていきます。

急な問い合わせ対応も日中に入ってきてTODOポストイットが増えるので、

余裕をもった枚数設定がいいですね。

 

どうしても1日の上限を超えてしまうときには

仕事を他の方に依頼したり、仕事の依頼主に締切をのばしてもらったり、残業(最終手段)で調整します。

 

仕事の依頼をしたら、確認作業が発生しますので、ポストイットの内容も変えます。

ポストイットに依頼した人の名前をかいて、3日後ぐらいのページに貼ります。

 

□資料作りのための調査

□資料作りのための調査 6/30〆→Aさんに依頼

 

3日後にどんな感じですか?と確認します。

「すみません、できなかったです・・・」と言われることを加味して確認作業は絶対しなくちゃいけません。

ついつい依頼すると安心しちゃうのですが、自分がおこなわない分、そういった面もあります。

人に任せることって難しいな、管理職の人は大変なんだな~と思います。

 

□□□

 

【TODOの種類】

ところでTODOには私の中では2種類あります。

  • すぐにできること・・・「すぐTODO」としましょう。
  • 時間がかかること・・・こちらは「じっくりTODO」としますか。

 

「すぐTODO」は何かを発注する、打ち合わせの日程を決める、問い合わせに返信する。

「じっくりTODO」はデザイン案を仕上げる、企画書を作成する。

そんな類のものです。

 

「すぐTODO」はポストイット1枚で完結します。

「じっくりTODO」は元のポストイットが1枚ですが、5~6枚に派生します。

 

どういう意味かというと、

 

□A社用の企画書を作成する。

 

というTODOがあったとします。

これだと、なにからやろうかな~という気持ちになって

そのまま、ほかのTODOに追いやられて1日が終了します。

 

こういう作業はできるだけ分解していきます。

 

□A社企画書(現状分析)

□A社企画書(A社と打ち合わせ設定)

□A社企画書(簡易マニュアル作成)

□A社企画書(パワーポイントにまとめる)

 

こうやって分解していく途中で、あ!あれもやんなきゃ!といろいろ思い出します。

そしたら、追加。作業を分解できたら、また手帳にペタペタ。

「じっくりTODO」を「すぐTODO」にしていく作業ですね。

 

この作業をしているときに

「そんなに細かく、かかなきゃわかんないの?」と言われたことがありました。

頭の中で段取りができる方です。キレモノです。賢い方です!

私にはそれができないので、「しゅん・・・」となりました。

ただ、この分解作業をやっていくと、不思議なことに

頭の中での段取りができる範囲が広くなってきます。

 

例えば

「デザインを発注する。」という作業を

はじめは、下記のように分解してたとしても、

 

□デザインの希望をまとめる。

□デザイン会社に希望をつたえるミーティングを設定する。

□納品日を決める。

 

そのうち

「デザインを発注する」という1枚のTODOポストイットで自然とできちゃう・・・みたいなことです。

職業人としての成長というやつですね。

ですので、こんな細かくかいて恥ずかしい・・・しゅん・・・とはなりますが、

コツコツやっていければとそのうち仕事できる人!になれると信じてやってます。あは。

 

□□□

 

【このTODO管理をするにいたった経緯】

若かりし頃、育児休暇復帰直後、

仕事も増え、家事もあるし、どうしよう~あれもこれもやんなきゃ~!

げ~保育園に今日水筒もっていかなきゃいけなかったんだ~ごめ~ん、うわ~ん!っとパニックになりました。

常に、ずっとあれやらなきゃ、これやらなきゃと考えている感じです。しんどかったです。

そんなとき、TODO管理をネットや本で読みあさり、

紙に考えていることを書き出して、頭の中を殻にするといい(忘れていい)という方の記事に遭遇。

なるほど!と

とにかく頭の中にあることを白い紙に書き出して、頭の中を殻にしました。

そのあと、1日1ページ型の手帳に日を分散してTODOを転記したら

1日にやることってそんな多くはね~な、と、だんだん心が落ち着いてきたわけです。

 

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【作業の注意事項】

手帳があると、ついそこに予定を書きたくなりますが、絶対NGです。

いや、書いてもいいのですが、Googleカレンダーに絶対に書く、というルールを崩してはダメです。

スケジュールの追加・削除は一元化しないと漏れが生じます。手帳2冊現象です。

手帳はあくまでTODOの管理だけにします。

 

色分けはしなくてもいいと申しましたが、

仕事TODOのポストイット、家TODOのポストイットで色分けすると見やすいです。

私の場合は家TODOはべつの付箋にかいて、

仕事が終わったらそれだけはがして携帯の裏にはってかえります。(手帳は重いから職場に置きっぱなし)

画像の左下です。かわいいTODO用の付箋が今はいっぱいありますね!

ただ、この付箋はTODOを単体で管理できないので、これは一日で終了する「すぐTODO」が多い、

家TODOにだけ使用してます。

 

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最近は周りの人も、ポストイットで依頼してきてくれたりします。

ポストイットだらけでたまに体にくっついているときもあります。

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もっとこうしたらいいよ!というアイデアがございましたら

コメントやtwitterのメッセージでいただけると嬉しいです。

よろしくおねがいします。

 

明日も家事と仕事、がんばります。